Ano, existují specialisté, kteří dokáží vždy bezchybně zorganizovat tiskovou konferenci, sympozium, křest knihy, sjezd politického hnutí nebo dokonce i svatbu. A pak jsme tu my, kterým občas podobná příležitost přistane mezi pracovními povinnostmi bez toho, aby se v rámci rozpočtu objevila suma pro specialistu, jenž by vše dodal „na klíč“. Co s tím?

Protože zkušenosti jsou ve skutečnosti minulé průšvihy, z kterých jsme se dostali, dovolím si zde bez nároku na to, že se jedná o kompletní výčet, uvést desatero bodů, které se mi pro tyto příležitosti osvědčily:

1. Nenechat vše jenom na sobě. Vždycky je třeba mít alespoň jednoho parťáka, se kterým se člověk radí, konzultuje a nechává si od něj dávat tzv. zpětnou vazbu. Není to všelék, ale odstraní se díky tomu celá řada průšvihů z přehlédnutí a nepozornosti.
2. Vše domlouvat spíš dřív než později. Tedy zamluvení místa, aparaturu, projektor, vytištění pozvánek, instalaci výstavky – prostě všechno. I tak většinou něco nevyjde a řeší se na poslední chvíli. Když je to jedna věc, jde to, když je to víc věcí, je to na zbláznění a nedopadne to dobře. A samozřejmě, do včasné přípravy patří i včasné pozvání hostů se slušnou žádostí o potvrzení účasti. Mnozí lidé plánují kalendář na měsíce dopředu, je s tím třeba počítat.
3. Všechny písemné oficiální materiály by měli číst alespoň tři lidé. Člověk by nevěřil, jaké hrubky dokáže vypustit a bohorovně přehlížet i po desátém čtení svého textu. Ano, jsou to přesně ty hrubky, kterých si všimnou nadřízení nebo nepřátelsky naladěné osoby „na první dobrou“ v okamžiku, když už je vše vytištěno a změna není možná.
4. Je dobré nekombinovat roli organizátora a řečníka. Řešit technické problémy s nesplachující toaletou před klíčovým projevem, který může ovlivnit naši budoucnost, neposlouží k ideálnímu výsledku proslovu.
5. Pokud je akce v hotelu, kde je víc místností, je dobré připravit již od vchodu šipky a navigaci. Bloudění významných hostů po chodbách a vyptávání se personálu „kde to prosím vás sakra mají?“ ještě nikoho pozitivně nenaladilo. 
6. Pokud je součástí akce pohoštění, je vždycky lépe o nějaký ten chlebíček víc, než méně. Když vše nedopadne ideálně, lidé budou odcházet alespoň s tím, že „nám dali dobře najíst”.  Někdy to je ten nejlepší výsledek, kterého jsme mohli dosáhnout.
7. Přijít na akci o hodně dříve před začátkem a vše prověřit – zejména záludnosti typu ozvučení, propojení projektoru a počítače, zda jsou všechny prezentace nahrány tam, kde mají být atd. 
8. Program plánovat střídmý s dopředu jasným koncem, na který může navázat neformální část, z níž může kdokoliv svobodně odejít.  S tím souvisí i nutnost stanovit řečníkům délku proslovu a pokud možno nekompromisně ji vyžadovat. Nezáživný půlhodiný projev třetiřadého mluviče, který dostal slovo jen ze slušnosti na pět minut, dokáže spolehlivě zničit i tu nejlépe připravenou akci. Lépe je naštvat jednoho takového než otrávit dalších padesát. (Zažil jsem i velmi drsnou metodu ukončení nezměrné nudy slovy: „pane náměstku, když si neumíte připravit projev podle časového zadání, musím vám vzít slovo“. Podotýkám, že se jednalo o řeč politika.)
9. Je dobré na rozloučenou všem připravit drobnou „výslužku“ – pozornost, prospekty, vizitky atd.
10. Nic na tomto světě není dokonalé a hosté na akci –  byť i na hodně vysoké úrovni – ocení spíše dobrou atmosféru, přirozené projevy, zajímavý obsah a prominou nějakou tu chybičku. Spoléhat ovšem na to, že člověk vše utáhne přirozeným šarmem namísto pečlivé přípravy dopadne v 99 případech ze 100 špatně.